Un sistema de gestión documental asegura que la información de cualquier empresa u organización se encuentre siempre ordenada para permitir realizar un trabajo más eficiente y productivo a través de la organización de documentos digitales para su acceso rápido y fácil.
La implementación de un sistema de gestión documental puede ser una tarea sencilla si se planea y ejecuta con la ayuda de profesionales en la materia. El proceso requeriría del tiempo y dedicación de todos los colaboradores de la empresa, así como de un modelo de implementación para asegurar que se realice correctamente. Dicho modelo se debe ajustar a las necesidades específicas de la empresa, pero en términos generales comprende las siguientes etapas:
- Etapa de compromiso: es un factor clave para el éxito de la implementación y consiste en que los altos directivos de la empresa se comprometan en la ejecución del proyecto. Se debe garantizar la asignación de recursos para su realización y sobre todo confiar y creer que el sistema traerá beneficios en la productividad de su empresa.
- Etapa de planeación y organización: en esta etapa se deberán establecer los objetivos, la estructura, directrices y procesos en los cuales se fundamentará el proyecto. Para lograrlo es necesario realizar una evaluación del estado actual y plantear qué se espera lograr y cómo se planea hacerlo incluyendo la definición del proyecto, las responsabilidades que tendrán cada colaborador y los recursos que se requieren para lograrlo.
Es un buen momento para identificar las fortalezas y debilidades de los procesos para reforzar aquellos que han tenido resultados y positivos y mejorar aquellos donde existan áreas de oportunidad.
- Etapa de evaluación de usuarios: un punto importante en el proceso es la evaluación del papel de los usuarios. Se tiene que definir la información a la que cada colaborador tendrá acceso, ya que no todos realizan el mismo uso. También se debe considerar desde un inicio que los empleados son una parte fundamental de la implementación, por lo que deben estar informados e involucrados en dicho proceso.
- Etapa de implementación: una vez que se tengan claros los objetivos, se hayan identificado las mejoras y las personas que participarán vendrá el momento de iniciar con la implementación, la metodología para hacerlo dependerá de las necesidades de cada empresa. Uno de los mayores retos en esta etapa será la adaptación de los colaboradores a los nuevos sistemas de organización, por lo que es recomendable que los empleados participen durante todo el proceso para que se sientan incluidos y asuman el proyecto como suyo.
- Etapa de integración: para que un sistema de gestión documental sea funcional para la empresa, éste deberá integrarse con otros sistemas que ya tenga la organización para la realización de sus actividades. El objetivo es lograr que todos los sistemas se integren para maximizar el potencial de cada uno.
La implementación de un sistema de gestión documental tiene que realizarse con planeación y con la orientación correcta de profesionales que puedan adecuar los sistemas a las necesidades de la empresa.
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