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Los desafíos del manejo de contenido y el paperless:

¿Por qué algunos proyectos fracasan?

Por REQUORDIT

Descubre por qué algunos proyectos de manejo de contenido y paperless fallan. Conoce los desafíos y las soluciones para lograr un proyecto exitoso.

En la actualidad, el manejo de contenido y la implementación de sistemas paperless se han vuelto cada vez más populares en el mundo empresarial. Sin embargo, muchos proyectos de este tipo fracasan debido a una mala planificación y ejecución. En este artículo, exploraremos las causas de este fracaso y presentaremos consejos para evitarlo.

El manejo de contenido y la implementación de sistemas paperless son fundamentales para el éxito de las organizaciones modernas. La gestión eficiente de los documentos y la información puede aumentar la productividad, mejorar la toma de decisiones y reducir los costos operativos.

El objetivo de este artículo es proporcionar una guía práctica para evitar el fracaso de los proyectos de manejo de contenido y sistemas paperless. Se presentarán consejos y estrategias para garantizar una implementación efectiva y exitosa de estos proyectos en cualquier organización.

Tabla de contenido

¿Qué es el sistema paperless?

El sistema paperless es una estrategia que busca reducir o eliminar el uso de papel en una organización o empresa, mediante la implementación de sistemas y herramientas digitales que permiten la gestión y almacenamiento de información de manera electrónica.

El paperless es importante por varias razones, entre ellas: 

  • Reduce los costos asociados con la impresión, el almacenamiento y el manejo de papel
  • Aumenta la eficiencia al facilitar el acceso y la búsqueda de información
  • Mejora la colaboración al permitir el intercambio de información de manera más rápida y sencilla
  • Es más amigable con el medio ambiente al reducir la cantidad de papel utilizado.

Las ventajas del sistema paperless incluyen: ahorro de costos, aumento de la productividad y eficiencia, mayor seguridad y protección de datos, mejor colaboración y comunicación, y beneficios ambientales.

Existen diversas herramientas y software que pueden ayudar a implementar el sistema paperless en una organización o empresa, como sistemas de gestión de documentos, herramientas de firma electrónica, plataformas de gestión de proyectos, y software de gestión de correo electrónico, entre otros. Es importante elegir la herramienta o software adecuado para las necesidades específicas de cada organización.

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Los desafíos del manejo de contenido y el paperless

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¿Por qué fracasan los proyectos de manejo de contenido o sistemas paperless?

Esta es solo una pequeña lista de las diversas causas que provocan que nuestros proyectos no se lleven a cabo. En Requordit  llevamos varios años escuchando y enfrentando historias de este tipo con nuestros clientes, pero junto con ellos hemos podido abatir las dificultades. Les mostramos una lista de las 10 mejores prácticas de las que hemos aprendido y que aseguran el éxito en estos proyectos.

  1. Apoyo de la dirección. Este elemento es fundamental, pues el tipo de proyectos de manejo de contenido provocan disrupción en los procesos y sistemas de las organizaciones actuales. Los proyectos deben tener un respaldo importante de la dirección, pues será muy fácil que los detractores o no convencidos de estas soluciones, traten de boicotear nuestro proyecto. El que la dirección se involucre, manda un mensaje de importancia al proyecto y deja claro que debe ser necesario para su organización.

  2. Alinear la estrategia de negocio a la estrategia de manejo de contenido. Muchas veces emprendemos un proyecto sin necesariamente tener alineación con los objetivos y las estrategias de nuestro negocio. El hacerlo de esta manera pone en riesgo la viabilidad de nuestro proyecto, pues en el momento que éste compita con otros de mejor alineación, nos rebasarán en prioridad y ganarán el presupuesto. Investiga qué es prioritario para tu empresa y si lo que propones podría contribuir a alcanzar ese objetivo, así tu proyecto tendrá mejor acogida con la dirección.

  3. Tener claro el objetivo. Esta frase nos la repiten mucho, pero un objetivo debe ser claro. Cuando emprendemos un proyecto de este tipo, es muy fácil desviar la atención de un objetivo real, medible y útil. A veces por moda, porque estaría “padre” o simplemente porque todos nuestros empleados nos lo piden, perdemos de vista el verdadero valor y el objetivo mismo. Definir claramente qué queremos y adonde llegaremos con un proyecto, es de suma importancia para emprender el proyecto; visualizando lo que queremos lograr y cómo lo mediremos será fundamental antes de iniciarlo.

  4. Querer correr antes de caminar. Una práctica común es que, al estar tan atrasados en manejo digital documental, queremos recuperar el tiempo y más si nuestra competencia lo está haciendo ya y nosotros no. Aquí vale la pena usar la frase “más vale paso que dure, que trote que canse” o “despacio que voy deprisa”. El atropellar los tiempos y mejores prácticas de implementación puede resultar en un total fracaso para nuestro proyecto. La implementación de estas soluciones demanda una secuencia clara y lógica para hacerlo. Nuestros empleados también deben tener un proceso cultural que no podemos saltar y que se da al usar esta soluciones, por lo que hacerlo en la secuencia adecuada puede evitarnos muchos disgustos y frustraciones.

  5. Contar con las herramientas adecuadas de Software. Afortunadamente cada vez hay más y mejores herramientas para implementar las soluciones, pero debemos estar correctamente asesorados para saber cuál debemos usar y en qué momento. Las herramientas solo serán la materialización de una estrategia y objetivo claramente determinado y no el fin de nuestro proyecto y un consultor en la materia nos podrá ayudar mucho.

  6. Contar con un equipo enfocado al seguimiento del proyecto. Estos proyectos nos sacarán dolores de cabeza si no los llevamos con el equipo técnico adecuado. Este equipo deberá ser formado, tanto por elementos del que entrega como del que recibe el proyecto. Debemos entender que las estrategias y el proceso que usemos nos darán una mejor visión y estas las generará el equipo, que debe ser formado por personas capaces y que entiendan claramente el objetivo a lograr.

  7. Categorizar y estructurar la información. Guardar información digital no es estructurar nada; estructurar y categorizar demanda un ejercicio de abstracción y visualización del uso de la solución, así como saber que quiero obtener. El saber a dónde quiero llegar y eso transformarlo a estructuras de información darán el camino correcto a nuestra meta.

  8. Derramar la cultura paperless en toda la empresa. Hablemos de paperless , no nos dé miedo. Hay resistencias, ¡sí!, pero hablando todos los días de los beneficios, los incorporamos en el léxico y cultura de la gente. Mostremos que el utilizar menos papel nos ayudará a ser más eficaces y eficientes en nuestro día a día, trabajar eficientemente nos dará más tiempo de hacer lo más importante y nos permitirá manejar mejor nuestro tiempo. No es un tema de moda, es un tema que se vuelve una necesidad en un mundo donde lo electrónico tiene una especial relevancia.

  9. Integrar la aplicación de contenido a los sistemas LOB. Nuestro sistema de contenido (CMS) no deberá vivir aislado de otros sistemas de información de nuestra empresa, al contrario, debe potencializarlos y complementarlos para que obtengamos lo que requerimos. Un CMS deberá intercambiar información y en la medida que lo haga, se volverá más útil y valioso para todos, ganando así adeptos a este tipo de soluciones.

  10. Tener un proceso de mejora continua. Igual que cualquier solución, esta podrá ser siempre mejorada, pues las tecnologías evolucionan, pero también los procesos y las personas; pero todos se deben conjuntar para que sigamos mejorando y haciendo eficiente las soluciones que implementamos. No estemos cerrados a que este proceso no terminará a menos que detengamos nuestra evolución natural.

 

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Cómo evitar el fracaso de los proyectos de manejo de contenido o paperless

Planificación adecuada

Una planificación adecuada es clave para el éxito de cualquier proyecto de manejo de contenido o paperless. Es importante establecer objetivos claros, definir los recursos necesarios y establecer un calendario realista para la implementación del proyecto.

Capacitación y entrenamiento de los empleados

La capacitación y el entrenamiento de los empleados es fundamental para el éxito del proyecto. Los empleados deben estar capacitados para usar las herramientas y el software de manera efectiva, para garantizar la correcta gestión de los documentos y la información.

Comunicación efectiva y gestión del cambio

La comunicación efectiva y la gestión del cambio son esenciales para garantizar la adopción del proyecto por parte de los empleados. Es crucial comunicar claramente los beneficios del proyecto y los cambios que se llevarán a cabo, y escuchar las inquietudes y sugerencias de los empleados.

Selección y uso adecuado del software

La selección y el uso adecuado del software son importantes para garantizar el éxito del proyecto. Es crucial elegir un software que se adapte a las necesidades específicas de la organización y asegurarse de que los empleados estén capacitados para su uso.

Garantizar la seguridad y protección de datos

Es fundamental implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información, como el cifrado y la autenticación de usuarios.

Seguimiento y mantenimiento adecuados

Es valioso establecer un plan de mantenimiento para garantizar el correcto funcionamiento del software y la actualización constante de las políticas y los procedimientos.

Si deseas conocer más sobre el tema te recomendamos leer nuestro artículo: Cómo hacer un proyecto EXITOSO de paperless

Los desafíos del manejo de contenido y el paperless

Di adiós al desorden y al riesgo de pérdida de documentos físicos con el sistema paperless de Requordit

La importancia del manejo de contenido y el paperless en la era digital

En la era digital actual, la gestión eficiente de los documentos y la información es fundamental para el éxito de las organizaciones. El manejo de contenido y la implementación de sistemas paperless pueden mejorar la productividad, la toma de decisiones y la seguridad de los datos, y reducir los costos operativos.

A medida que la tecnología continúa evolucionando, el manejo de contenido y la implementación de sistemas paperless se volverán aún más importantes. Las organizaciones deberán adaptarse a los cambios y seguir mejorando sus estrategias y tecnologías para mantenerse a la vanguardia.

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